Microsoft Excel কী? Excel এর ব্যবহার সুবিধা ও গুরুত্বপূর্ণ বিচার

 Microsoft Excel কি? Excel এর ব্যবহার সুবিধা ও গুরুত্বপূর্ণ ফিচার 

বর্তমান সময়ে কম্পিউটার ব্যবহার করে অফিস ব্যবসায় শিক্ষা এবং ব্যক্তিগত বিভিন্ন কাজ করার ক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেল একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ সফটওয়্যার বিশেষ করে হিসাব-নিকাশ তথ্য সংরক্ষণ তালিকা তৈরি রিপোর্ট প্রস্তুত এবং ডাটা বিশ্লেষণের কাজে এক্সেল ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় যারা কম্পিউটার শিখতে শুরু করেছেন তাদের জন্য এক্সেল শিখা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা অল্প কিছু মৌলিক বিষয় জানা থাকলেও দৈনন্দিন অনেক কাজ সহজে করা সম্ভব 

মাইক্রোসফট এক্সেল কি 

মাইক্রোসফট এক্সেল হলো একটি spead sheet software এর মাধ্যমে শরিকলনের মধ্যে বিভিন্ন ধরনের তথ্য সাজিয়ে রাখা হিসাব করা এবং বিশ্লেষণ করা যায়

এক্সেল এর প্রতিটি পৃষ্ঠার সাধারণভাবে ওয়ার্কশিট বলা হয়। একটি ওয়ার্কশীট এ অনেকগুলো রো কলম থাকে। 

রো এবং কলম এর মিলিত স্থানে যে ঘর তৈরি হয় তাকে সেল বলা হয় 

উদাহরণস্বরূপ A1 হলো একটি cell এর ঠিকানা। এখানে A হলক কলম 1 হলে রো নম্বর। 

এক্সেল কোথায় ব্যবহার করা হয় 

এক্সেল এর ব্যবহার অনেক বিস্তৃত ছোট ব্যবসা থেকে শুরু করে বড় কোম্পানি স্কুল কলেজ অফিস এবং বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে এটি ব্যবহার করা হয় 

অফিসের কাজে 

অভিষেক কর্মীদের তালিকা উপস্থিতির হিসাব বেতন সংক্রান্ত তথ্য দৈনিক কাজের রিপোর্ট এবং বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট তৈরি এক্সেল ব্যবহার করা হয় 

ব্যবসায়ী 

ব্যবসায়ীরা পণ্যের তালিকা বিক্রির হিসাব কেনাকাটার তথ্য লাভ ক্ষতির হিসাব এবং স্ট্রোকের তথ্য সংরক্ষণ করতে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন। 

শিক্ষা ক্ষেত্রে 

শিক্ষক ও শিক্ষার্থীরা পরীক্ষার নম্বর ফলাফল উপস্থিতি এবং বিভিন্ন শিক্ষামূলক তথ্য সাজিয়ে রাখতে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। 

ব্যক্তিগত কাজে 

ব্যক্তিগত মাসিক খরচ আয়ের হিসাব সঞ্চয় পরিকল্পনা এবং বিভিন্ন তালিকা তৈরি জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয় 

এক্সেলের গুরুত্বপূর্ণ অংশ 

এক্সেল শিখার শুরুতে কয়েকটি বিষয়ে ভালোভাবে বোঝা দরকার 

work book এক্সেল এর সম্পূর্ণ ফাইল কে ওয়ার্ক বুক বলা হয় 

ওয়ার্কশীট: work book এর ভিতরে থাকা প্রতিটি কাজের পেজকে ওয়ার্ক সিট বলা হয় 

Row: worksheet এর অনুভূমিক শাড়িগুলোকে Row বলা হয় 

এগুলো সাধারণত সংখ্যা দিয়ে চিহ্নিত থাকে 

Column: worksheet এর উল্লেখ্য শাড়িগুলোকে column বলা হয়

এগুলো সাধারণত ইংরেজি অক্ষর দিয়ে চিহ্নিত থাকে 

Cell: row column এর মিলিত স্থানে থাকা ঘরকে cell বলা হয়

Cell address: প্রতিটি cell এর একটি ঠিকানা থাকে যেমন A1, B2, বা C5।

Excel Formula কী?

এক্সেল এর অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা হল ফর্মুলা ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করা যায় 

ধরা যাক A1 cell এ 100 A2 cell এ 200 লেখা আছে এই দুটি সংখ্যার যোগ করতে ফর্মুলা ব্যবহার করা হয় 

=A1+A2

ENTER চাপলে এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফলাফল দেখাবে 

ফর্মুলা ব্যবহারের মাধ্যমে যোগ বিয়োগ গুন ভাগ এবং আরো অনেক ধরনের হিসাব করা সম্ভব 

excel এর গুরুত্বপূর্ণ ফাংশন 

এক্সেলে বিভিন্ন ফাংশন রয়েছে যা জটিল হিসাবকে সহজ করে 

Sum

অনেকগুলো সংখ্যার যোগফল বের করতে সাম ফাংশন ব্যবহার করা যায় 

=Sum(A1+A2)

এরমধ্যে A1 থেকে A2 পর্যন্ত ছেলের সংখ্যাগুলোর মোট যোগফল পাওয়া যায় 

Average 

কয়েকটি সংখ্যার গড় বের করতে অ্যাভারেজ ব্যবহার করা হয় 

=Average(A1:A2)

Max

একটি নির্দিষ্ট ডাটার মধ্যে সবচেয়ে বড় সংখ্যা খুজে বের করতে ম্যাক্স ফাংশন ব্যবহার করা হয় 

Min

একটি ডাটার মধ্যে সবচেয়ে ছোট সংখ্যা বের করতে মিনিমাম ফাংশন ব্যবহার করা হয় 

Count

কোন নির্দিষ্ট অংশে কতগুলো সংখ্যা যুক্ত সেল রয়েছে তা গণনা করতে কাউন্ট ব্যবহার করা হয় 

Excel sort filter 

অনেক তথ্য নিয়ে কাজ করার সময় শর্ট ফিল্টার খুবই কার্যকর 

সৎ ব্যবহার করে তথ্যকে ছোট থেকে বড় বড় থেকে ছোট অথবা বর্ণানুক্রমে সাজানো 

অন্যদিকে ফিল্টার ব্যবহার করে বড় তালিকা থেকে নির্দিষ্ট ধরনের আলাদা করে দেখা যায় 

উদাহরণস্বরূপ একটি প্রতিষ্ঠানের অনেক কর্মীর তালিকা থাকলে শুধু নির্দিষ্ট বিভাগের কর্মীদের তথ্য ফিল্টার করে দেখা সম্ভব 

Excel chart তৈরি 

দাদাকে সহজে বুঝানোর জন্য এক্সেল এর বিভিন্ন ধরনের চার্ট তৈরি করা যায় 

Bar,chart, column,chart,line,chart, and pie chart এর মত বিভিন্ন চার্ট ব্যবহার করে তথ্যকে ভিজুয়াল ভাবে উপস্থাপন করা সম্ভব 

ব্যবসার বিক্রির পরিমাণ মাসিক আয় ব্যয় বা শিক্ষার্থীদের ফলাফল বুঝানোর ক্ষেত্রে chart বেশ কার্যকর

Excel শিখার সুবিধা 

এক্সেল শিখার মাধ্যমে কম্পিউটারে বিভিন্ন ধরনের কাজ দূরত্ব করা যায় একই ধরনের হিসাব বারবার হাতে করার পরিবর্তে ফর্মুলা ব্যবহার করে অনেক কাজ  ও করা সম্ভব 

এছাড়া বড় পরিমান তথ্য সুন্দরভাবে সাজিয়ে রাখা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করা ও সহজ হয় 

চাকরির ক্ষেত্রে এক্সেল এর জ্ঞান অনেক কাজে আসে, অফিস সহকারি হিসাবরক্ষণ ডাটা এন্ট্রি এবং বিভিন্ন প্রশাসনিক কাজে ক্ষেত্রে এক্সেল এর ব্যবহার দেখা যায় 

excel শিখার সময় কি কি শিখবেন 

একবারে নতুন হলে প্রথমে এক্সেল এর interface,row, column,cell,cell address সম্পর্কে জানা ভালো 

এরপর data entry, formatting, basic Formula, এবং সাধারণ ফাংশন শিখা উচিত

পরবর্তী ধাপে sort, filter, chart, conditional formatting, এবং বিভিন্ন ধরনের এডভান্স ফাংশন শিখা যেতে পারে 

আরো লোক দক্ষ হতে চাইলে pivote table lokub function,data analysis এবং অন্যান্য উন্নত এক্সেল সম্পর্কে শিক্ষা দিতে পারে 

excel ব্যবহারের কিছু টিপস 

এক্সেল এর কাজ করার সময় তথ্য সঠিকভাবে সাজিয়ে রাখা গুরুত্বপূর্ণ 

প্রতিটি কলম এর জন্য পরিষ্কার হেডার ব্যবহার করলে পরে ডাটা খুঁজে পাওয়া সহজ হয় 

গুরুত্বপূর্ণ এক্স এল ফাইল নিয়মিত সেভ করা উচিত প্রয়োজনে ব্যাকআপ রাখা ভালো 

ফর্মুলা ব্যবহারের সময় সেল রেফারেন্স সঠিকভাবে লেখা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করা দরকার বড় ডাটার ক্ষেত্রে ভুল কমানোর জন্য কাজ শেষ করার আগে তথ্য হিসাব যাচাই করা উচিত 

এক্সেলের ভবিষ্যৎ ব্যবহার 

ডাটা বা তথ্যের পরিমাণ প্রতিনিয়ত বাড়ছে ফলে তথ্য সাজানো বিশ্লেষণ করা রিপোর্ট তৈরি করার জন্য কিছু সফটওয়্যার এর গুরুত্ব রয়েছে spreadsheet 

এক্সেল এর বিভিন্ন আধুনিক ভাউচার এবং অন্যান্য মৃত্যুর সফট পরিষেবার সঙ্গে সংযোগের কারণে ভবিষ্যতে এটি অফিস ব্যবসায়িক কাজের গুরুত্বপূর্ণ একটি টুল হিসাবে ব্যবহার হতে পারে

উপসংহার 

microsoft excel শুধু হিসাব করার একটি সফটওয়্যার নয় এটি তথ্য সাজানো বিশ্লেষণ করা এবং রেবট টু এর জন্য একটি শক্তিশালী টুল শিক্ষার্থীর চাকরিজীবী ব্যবসায়ী এবং কম্পিউটার ব্যবহারকারী প্রায় সবার জন্য এক্সেল এর মৌলিক জ্ঞান উপকারী 

আপনি যদি কম্পিউটার শিখার শুরু করে থাকেন তাহলে এক্সেলের বেশি ফর্মুলা ফাংশন ফরমেটিং সফট ফিল্টার দিয়ে শুরু করতে পারেন নিয়মিত অনুশীলনের মাধ্যমে ধীরে ধীরে অ্যাডভান্স এক্সেল শিখা সম্ভব।